Wanneer moet je écht bij elkaar zitten?

* Deze column van Ben Tiggelaar is eerder verschenen als column in NRC.

"Werk thuis als het kan en op kantoor als dat nodig is." Dat is nog altijd de regel in veel bedrijven. Maar wanneer is werken op kantoor eigenlijk echt nodig en nuttig?

Een paar jaar geleden schreef ik al eens over Judith en Gary Olson, twee pioniers in het onderzoek naar de verschillen tussen samenwerken op afstand en op dezelfde locatie. Volgens hen is het slim om de schaarse tijd samen vooral te besteden aan complexe taken. Aan werk dat geen routine is. Waarom is dat zo belangrijk?

Als je bij elkaar zit, zeggen Olson & Olson, verloopt de communicatie het meest vloeiend. Dat komt omdat live bijeenkomsten zorgen voor de meeste 'common ground' en de minste misverstanden. Wat bedoelen ze daarmee?

Eerst maar eens: wat is common ground? Dat is de kennis die we samen delen en waarvan we ook weten dat we 'm delen. Deze gemeenschappelijke kennisbasis ontwikkel je door samen te werken op één plek. Je leert bijvoorbeeld hoe je een idee moet verwoorden om de rest te bereiken. Terwijl je praat let je op allerlei subtiele signalen van collega's. Je checkt of je boodschap aankomt. Blijkt dit niet het geval, dan pas je je gedrag aan. Als je bij elkaar zit gaat dit soepel en vanzelf.

Waarom is die common ground zo belangrijk? Wanneer mensen samenwerken en communiceren, dan is er eigenlijk voortdurend sprake van misverstanden, observeerden Olson & Olson. Geen grote, maar kleine. We begrijpen niet meteen wat iemand bedoelt met een verwijzing als: "Dat idee van daarnet." We twijfelen over hoe een opmerking valt bij de rest. Des te meer common ground, des te minder van dit soort mini-misverstanden, en des te hoger de productiviteit, aldus de onderzoekers.

De verwarring die alsnog ontstaat los je bovendien sneller op als je bij elkaar zit. Olson & Olson zagen allerlei interessant gedrag op dit gebied. Zo tekenen sommige mensen graag in de lucht als ze iets ingewikkelds uitleggen aan collega's. Het grappige is dat anderen vervolgens, als ze teruggrijpen op dat idee, wijzen naar diezelfde plek in de lucht en de rest dit gebaar dan meteen begrijpt. Ander voorbeeld: wanneer iemand een voorstel doet, kijken de collega's vaak snel de groep even rond om te weten hoe dit idee valt. Vaak weten we in één oogopslag wat de stemming is. Volgens Olson & Olson is het opmerkelijk hoe moeiteloos collega's interacteren in zulke situaties.

Conclusie: de interactie van mensen die zich samen in één ruimte bevinden is op tal van subtiele manieren niet een beetje, maar héél veel rijker dan die van mensen die online communiceren. En juist bij complexe taken, zoals het samenwerken aan creatieve uitdagingen of het onderling verdelen van nieuwe klussen, waarbij zich de meeste mini-misverstanden voordoen, is die rijkdom relevant. Daar moet je dus je tijd aan besteden als je een of twee keer per week samen op kantoor bent.

Dat levert bovendien nog een leuke bonus op volgens de Olsons. Door als team regelmatig bij elkaar te zitten en te werken aan je common ground; door - zeg maar - goed thuis te zijn in je team, krijgt ook de samenwerking op afstand een positieve impuls.