* Deze column van Ben Tiggelaar is eerder verschenen als column in NRC.

Dit najaar zullen we weer meer op kantoor zijn. Maar vaak niet allemaal tegelijk. En dat kan tot een hoop gedoe leiden.

Maar eerst: wat maakt hybride werken ingewikkeld? We hebben het afgelopen jaar allerlei voordelen ervaren van thuiswerken: geen reistijd, minder onderbrekingen, zelf bepalen hoe je werkt.

Belangrijke nadelen zijn er ook. In een overzichtsartikel uit 2020 zetten onderzoekers Sara Morrison-Smith en Jaime Ruiz wat gangbare problemen op een rijtje bij samenwerken op afstand. Onder meer: de informele communicatie binnen een team vermindert en het onderlinge vertrouwen loopt terug.

Wanneer iedereen thuiswerkt, hebben we hier allemaal mee te maken. Maar als jij na de vakantie de enige collega bent die op afstand meedoet terwijl de rest op kantoor zit, verandert je positie binnen de groep.

Hoe kun je deze problemen voor zijn? Drie stappen die kunnen helpen:

1) Voer een open gesprek 

Waar begin je? Vraag medewerkers en teamleiders eerst wat het afgelopen jaar goed heeft gewerkt en wat niet. Houd een enquête en voer gesprekken voordat je terugkeerbeleid formuleert.

Volgens een recent stuk in de Scientific American houden leidinggevenden op dit punt onvoldoende rekening met de wensen van medewerkers. En zelf vinden de meeste managers het prettiger op kantoor te werken dan thuis.

Wanneer medewerkers wel naar hun mening wordt gevraagd, geven ze het volgende aan: voor taken en bijeenkomsten waarbij vrije, creatieve interactie belangrijk is, komen we graag fysiek bij elkaar. Geconcentreerd werken en meer formele meetings doen de meesten van ons liever vanuit huis.

2) Maak een plan

De meeste grote bedrijven hebben hun terugkeerbeleid al bekendgemaakt. Sommige gaan virtual first werken. Andere kiezen een office-centric aanpak. En veel grote ondernemingen kiezen een tussenvorm. Het beleid verschilt, maar de overeenkomst is: ze maken duidelijke afspraken. Onder meer om ongelijkheid tussen medewerkers te voorkomen.

Waarover maken we afspraken? Over de werkweek: op welke dagen kun je vrij kiezen waar je werkt en op welke dagen is het hele team op de zaak? De werkdag: hoe beginnen we, hoe eindigen we, wanneer vallen we elkaar niet lastig met mailtjes en appjes? En er worden afspraken gemaakt over meetings. Veel bedrijven stellen: we zitten óf allemaal bij elkaar óf allemaal online. Omdat het anders moeilijk is iedereen gelijk te behandelen. Dat betekent ook dat wanneer een deel van de collega’s op kantoor zit en een deel thuis, toch iedereen gebruikmaakt van videocommunicatie.

3) Experimenteer en stuur bij 

De meeste bedrijven hebben nog weinig ervaring met hybride samenwerken. Daarom is het niet verstandig meteen beleid voor altijd te formuleren. Test je nieuwe aanpak en evalueer in december hoe het gaat. Stuur vervolgens bij. Altijd belangrijk bij een goed experiment: spreek vooraf evaluatiecriteria af en beoordeel je ervaringen samen, op een transparante manier.

Realiseer je vooral dat het een leerproces is. Zoals we in maart vorig jaar moesten leren thuiswerken, zo zullen we in september samen gaan ervaren wat hybride werken is.