3 tips om direct tijd te besparen op e-mail

Cijfers van McKinsey bevestigen wat we allemaal al lang weten: we mailen lang en veel. Volgens de onderzoekers turen we gemiddeld 650 uur per jaar naar inkomende of uitgaande e-mails. Dat is ongeveer 28% van de kantooruren van een doorsnee werknemer. Dat kan anders!

28% van de tijd gaat dus op aan e-mail, terwijl Outlook en Gmail ooit zijn bedacht als instrumenten om het werk efficiënter te laten verlopen... En even voor de managers onder jullie: dit betekent dus dat bijna één derde van de totale bruto loonkosten rechtstreeks op gaat aan e-mail. Dat kan echt veel minder!

Gunnar Michielssen is dé emailgoeroe van de lage landen. Hij heeft onvoorstelbaar veel hacks, tips en technieken om tijd te besparen op mail. Hieronder deelt hij alvast 3 tips waar je direct mee kunt beginnen.

1. Check je mailbox een paar keer per dag

“Onderdruk je neiging om constant je mailbox te checken. Vergelijk je mailbox met een brievenbus. Je leegt hem één keer per dag. En iedereen vindt dat logisch. Voor een mailbox is een paar keer per dag echt genoeg. Als je directie of je collega’s onmiddellijk een reactie verwachten, kunnen ze beter kiezen voor een telefoon of spreken ze je direct aan.”

2. Beslis meteen wat je met een mail doet

“Kies onmiddellijk wat je met binnengekomen mails doet: deleten, snel beantwoorden, plannen, doorsturen. Als je de mails blijft parkeren in je inbox, creëer je een bijkomende to do-lijst en dus meer werk. Je mailbox legen vraagt discipline. Maar de winst is groot. Je mailbox is als een (digitaal) bureau. Alleen als je bureau opgeruimd is, werk je het best.”

3. Schrijf betere mails

“Veel mails zijn zo erbarmelijk geschreven dat je tijd verliest om ze te ontcijferen. Daarnaast schrijven de meeste professionals nog steeds mails met een inleiding, kern en slot. Geleerd op school. Maar die structuur is veel te tijdrovend voor mails! Mails wil je scannen. De essentie moet bovenaan en de boodschap moet kort.”

Wil je nog veel meer tijd besparen op mail? Kijk eens naar het seminar 24 manieren om een uur te besparen. Daar hoor je de beste tips om tijd te besparen en je productiviteit te verhogen!

Informatie over het seminar